POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SG SST

PROPÓSITO

Dar a conocer las Políticas de Tratamiento de la Información y los procedimientos del Sistema de Protección de Datos Personales implementados por CIVILTECH INGENIEROS CONSULTORES SAS (CIVILTECH IC SAS), con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las políticas y procedimientos contenidos en este documento, serán aplicables a los datos de carácter personal, registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de CIVILTECH IC SAS. Estas políticas son de carácter obligatorio para CIVILTECH IC SAS en calidad de responsable del tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de CIVILTECH IC SAS. Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Nombre: CIVILTECH INGENIEROS CONSULTORES SAS en adelante “CIVILTECH IC SAS”.

Domicilio: Bogotá D.C.

Dirección: Carrera 52A No. 123-50, Barrio El Batán.

Correo electrónico: info@civiltechic.com

Teléfono: 315-5660777

Página Web: https://civiltechic.com/

ACTIVIDAD ECONÓMICA

7421 01 Empresas dedicadas a actividades de arquitectura e ingeniería y actividades conexas de asesoramiento técnico, incluye solamente empresas dedicadas a actividades de obra de construccion, dirección de obras de construccion, arquitectura, Ingeniería y agrimensura, explotación y prospección geológicas, asesoramiento técnico conexo incluye solamente a empresas dedicadas a diseño industrial y de máquinas con intervención directa en la obra (Decreto 1607 de 2002).

CONTENIDO:

Artículo 1. Política de tratamiento de datos personales.

CIVILTECH IC SAS, quiere asegurarse de que los interesados conozcan cómo salvaguardamos la integridad, privacidad y protección de sus datos personales, en apego a la ley 1581 de 2012 y normas relacionadas.

En efecto, es una necesidad de CIVILTECH IC SAS, la recopilación de ciertos datos personales para llevar a cabo las actividades intrínsecas al giro normal de su objeto social y en correspondencia con esta necesidad, asumimos la obligación legal y social de dar cumplimiento los requisitos y mecanismos de seguridad suficientes, para proteger aquellos datos personales que se hayan recabado para las finalidades que en la presente política de tratamiento de datos personales serán descritas.

Artículo 2. Definiciones.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Consultas: Solicitud de la información personal del titular que repose en cualquier base de datos usada por CIVILTECH IC SAS, sobre la cual tiene la obligación de suministrar al titular o sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
• Reclamos: Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por CIVILTECH IC SAS, o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el titular o sus causahabientes.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1581 de 2012.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Artículo 3. Autorización.

CIVILTECH IC SAS, en calidad de encargado y responsable del tratamiento, recabará del titular la correspondiente autorización para el tratamiento de sus datos personales, conforme a los términos de este documento. Esta labor podrá realizarla: (i) directamente; (ii) a través de sus empleados; (iii) a través de medios electrónicos (páginas web, correos electrónicos, entre otros) y, en general, por cualquier medio permitido por la Ley 1581 de 2012, por sus decretos reglamentarios o por las normas que los modifiquen, complementen y sustituyan.

Parágrafo: El titular podrá revocar su consentimiento y/o solicitar la supresión de sus datos personales tratados por CIVILTECH IC SAS, salvo cuando éste tenga el deber contractual o legal de permanecer en la base de datos.

Artículo 4. PRINCIPIOS.

Los siguientes principios serán tenidos en cuenta por CIVLTECH IC SAS en el proceso de administración de datos personales.

• Legalidad en materia de Tratamiento de datos. El tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Tratamiento y Finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. CIVLTECH IC SAS lleva a cabo el tratamiento de la información de sus bases de datos con fines relacionados con la prestación de su objeto social.
• Libertad. El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, inequívoco e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de CIVLTECH IC SAS o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
• Seguridad. La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar tomando las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los registros procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

Artículo 5. DATOS SENSIBLES.

5.1. Definición: Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

5.2. Tratamiento: Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

• El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a las excepciones citadas anteriormente contenidas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
• Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el tratamiento se asegurará, el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Artículo 6. DERECHOS DE LOS TITULARES.

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectifycar sus datos personales frente a CIVLTECH IC SAS o frente al encargado del tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a CIVLTECH IC SAS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por parte de CIVLTECH IC SAS o por parte del encargado del tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento CIVLTECH IC SAS o el encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución; o cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la referida base de datos.
• Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Artículo 7. CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.

Se requiere la autorización del Titular Para que CIVLTECH IC SAS realice cualquier acción de tratamiento de datos personales, esta debe ser previa e informada conforme a la ley y deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada o pueden ser por escrito o de forma oral.

CIVLTECH IC SAS adoptará los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del titular para el tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por CIVLTECH IC SAS siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

En caso de realizar cambios sustanciales en el contenido de las Políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, CIVLTECH IC SAS comunicará estos cambios a los titulares, antes o más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, además obtendrá del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización se podrán utilizar medios técnicos que faciliten esta actividad.

Los casos en los que conforme a la ley, no es necesaria la autorización, son:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Artículo 8. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN AL TÍTULAR.

La información solicitada por el titular será suministrada por CIVLTECH IC SAS por el mismo medio que fue formulada. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

Artículo 9. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO.

Los titulares podrán en todo momento solicitar a CIVLTECH IC SAS, la supresión parcial o total de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización NO PROCEDERÁN CUANDO EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE CIVLTECH IC SAS.

El procedimiento será el establecido en el presente documento para presentar reclamos.

Artículo 10. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN.

La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de tratamiento por parte de CIVLTECH IC SAS podrán suministrarse a las siguientes personas:

• A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

Artículo 11. PROCEDIMIENTOS.

El titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar ante CIVLTECH IC SAS, consultas y/o reclamos, previa validación de su identidad, a través de cualquiera de los siguientes mecanismos, de atención al usuario dispuestos por CIVLTECH IC SAS.

• Medio Escrito, vía correo físico y/o electrónico, tal como se señaló anteriormente.
• Medio oral, vía telefónica, tal como se informó anteriormente.

CIVLTECH IC SAS, responderá la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulada a través de los encargados de las bases de datos en la empresa.

Artículo 12. CONSULTAS.

Los titulares podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos del responsable. CIVLTECH IC SAS suministrará al solicitante toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Para efectos de responder las consultas, CIVLTECH IC SAS, cuenta con un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 13. RECLAMOS.

El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante CIVLTECH IC SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CIVLTECH IC SAS, como mínimo con la siguiente información:
   • Nombre del responsable o el encargado del tratamiento (de acuerdo a la clase de base si es de cliente o proveedor).
   • Nombre del peticionario.
   • Número de identificación del peticionario.
   • Hechos en que se fundamenta la solicitud.
   • Objeto de la petición.
   • Dirección de envío de correspondencia.
   • Documentos que pretenda hacer valer.

   Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

   En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo: No se utilizará la información objeto de reclamo, hasta tanto este no sea resuelto.

Artículo 14. DEBERES DE CIVLTECH IC SAS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS.

CIVLTECH IC SAS cumplirá los siguientes deberes:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, la respectiva autorización otorgada por el titular, en los términos de la Ley.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tomar las medidas para que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 15. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

Los encargados del tratamiento, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Tomar las medidas para conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
• Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

Artículo 16. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

CIVLTECH IC SAS toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, perdida y tratamiento o acceso no autorizado. La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos.

Artículo 17. POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE CIVLTECH IC SAS.

Los lineamientos de seguridad de CIVLTECH IC SAS se encuentran respaldados por las políticas de seguridad de la información de CIVLTECH IC SAS construidas bajo las mejores prácticas y estándares de seguridad existentes y dando cumplimiento a las regulaciones vigentes. Dichas políticas son de estricto cumplimiento por los funcionarios directos o indirectos que desempeñan alguna labor u actividad al interior de CIVLTECH IC SAS.

Artículo 18. MODIFICACIONES.

CIVLTECH IC SAS se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Tratamiento de la Información, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en las Políticas de Tratamiento de la Información y a la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido la autorización, CIVLTECH IC SAS comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.

Publíquese en la página web e infórmese a todos los responsables y demás interesados.

REPRESENTANTE LEGAL SUPLENTE

CIVILTECH INGENIEROS CONSULTORES S.A.S.